PaperCut ile DOKÜMAN, BELGE GÜVENLİĞİ ve GİZLİLİĞİ
Gerek özel, gerekse kamu kurumlarının insanlığın varoluşundan bu yana kullandığı en önemli haberleşme ve bilgi aktarma araçları yazılı belgelerdir. Tarih boyunca herhangi bir bilgi kimi zaman kil tabletlerle kimi zaman parşömenler vasıtasıyla bir birimden (kurum veya kişi) diğerine aktarılmıştır.
Tarihin her aşamasında gizlilik ve sır saklama başarısını gösteren kurumlar bilgilerini iyi koruyamayan kurumlara göre çok daha fazla başarı kaydetmişlerdir. Günümüzde de önemini yitirmeyen yazılı belge ile çalışma yöntemi internet gibi daha riskli haberleşme ve bilgi aktarma yöntemlerine göre halen tercih edilmektedir.
Kamu kurumları açısından belge güvenliğinin sağlanması şart koşan çevresel etkenler vardır. Örneğin : Bölgesel güç çatışmaları, istihbarat ve haber alma yöntemleri ile kamu kurumlarının yıpratılması, devletin plan, program ve faaliyetlerinin üçüncü kişilerce daha önceden öğrenilerek faydalar sağlanmaya çalışılması birkaç basit etkendir. Son günlerde yoğun olarak gözlemlenen olaylara bakıldığında belge ve bilgilerin gerektiği kadar iyi tasnif edilemediğini ve saklanamadığını göstermektedir.
Belge gizliliğinin gereğini kavrayabilmek için birkaç kavramı bilmek gerekmektedir.
Devlet Sırrı : Devlet sırrı, yetkili bulunmayan kişilerce hakkında bilgi sahibi olunması halinde, Devletin güvenliği, milli varlığı, bütünlüğü, anayasal düzeni ve dış ilişkilerini tehlikeye düşürebilecek her türlü bilgi ve belgelerdir.
Ulusal Bilgi : Kamu kurum ve kuruluşları tarafından askeri, istihbari, dış ilişkiler, teknolojik, bilimsel, ticari ve diğer alanlarda üretilen ve üreten kurum ve kuruluş tarafından çok gizli, gizli, özel, hizmete özel ve tasnif dışı gizlilik dereceli olarak tasnif edilen bilgidir.
Fiziki Güvenlik : Ulusal güvenliği ilgilendiren ulusal bilgiye ihtiva eden ya da bu bilgiye işlem yapan cihaz, malzeme ve tesisi, yetkisiz kişilerin erişimine karşı korumak üzere alınan fiziksel tedbirleri ifade eder.
Personel Güvenirliği : Ulusal güvenliği ilgilendiren ulusal bilgiye yalnızca yetki verilen kişilerin, bilmeleri gerektiği oranda erişebilmeleri için alınan tüm tedbirleri ifade eder.
Gizlilik Dereceli Bilgi ve Belgeler : Bakanlıklar ile diğer kamu kurum ve kuruluşlarında yetkili olmayan kişilerin bilgi sahibi olmaları halinde Devletin güvenliği, iç ve dış menfaatlerini, ulusal varlığını ve bütünlüğünü zarara uğratabilecek veya tehlikeye düşürebilecek mesaj, doküman, rapor, araç, gereç, tesis ve yerler hakkında kayıt edilmiş veya edilmemiş bilgi ve belgeleri ifade eder.
Gizlilik Dereceli Birim ve Kısım : Gizlilik dereceli bilgi ve belgelerin bulunduğu bakanlıklar ile diğer kamu kurum ve kuruluşlarındaki makam sıralamasını ifade eder.
Gizlilik Dereceli Yer : Gizlilik dereceli mesaj, doküman, rapor, araç, gereç ve tesisler ile korunmaması halinde iç ve dış menfaatlerimizin zarar görebileceği menfaatlerimizin zarar görebileceği materyallerin muhafaza edildiği, bulundurulduğu ve bunların korunması için güvenlik tedbirlerinin alınmış olduğu her türlü dolap, kasa, oda ve sınırlandırılmış bölgeyi ifade eder.
Doküman : Mesaj dışında kalan her türlü yazılı, basılı veya teksir edilmiş kitap, dergi, broşür, etüd, mektup, program, emir, mumlu kağıt, kroki, plan, harita, film, fotoğraf, teyp ve video kaseti, manyetik bant, disket ve benzeri diğer belgelerle kayıt veya kayıt edilmemiş her türlü bilgi ve belgeleri içeren materyalleri ifade eder.
Bilgi, Evrak, Belge, Doküman ve Malzeme Güvenliği : Bu konudaki güvenliğin amacı kamu kurum ve kuruluşlarında yürütülen işlemlerin, muhafaza edilen her türlü gizlilik dereceli bilgi, belge, evrak, doküman ve malzemenin yetkili ve ilgili olmayan kimseler tarafından öğrenilmesine ve elde edilmesine engel olmaktır.
Gizlilik dereceli yazı, doküman ve malzemeler; yazılar (not, zabıt, rapor, muhtıra, vb.) tercümeler, basılı kağıtlar, telefon, telsiz-telefon görüşmeleri, resim, kroki, grafik, plan, harita (hava ve deniz haritaları), fotoğraf filmleri (pozitif ve negatifler), fotokopiler, mikrofilmler, ses bantları, manyetik bant, delikli kart veya şerit, müsvetteler, stenografiler, karbon kağıtları, daktilo şeridi, daktilo merdaneleri, şablonlar, yanlış baskılar, kurutma kağıtları, mumlu kağıtlar, diploma kağıtları, cd, disket ve taşınabilir belleklerdir.
Bütün bu kavramlara ek olarak bir çok kavram bulunmaktadır. Bu yazımızın konusu belge güvenliğinin bütün detaylarını ve kavramlarını aktarmaktan ziyade PaperCut Mf yazılımının belge güvenliği çalışmalarına olan katkısını sizlere izah etmektir. Yukarıdaki tanımlardan da yeniden hatırladığımız üzere belge güvenliği kamu kurumları için hayati önem arz etmektedir. Aynı önem özel sektör için de geçerlidir. Bir firmanın belgeleri yetkisiz kişilerce kopyalanıyor veya yazdırılıyorsa bu belgelerin firma dışına çıkmasını engellemek neredeyse imkansız olmaktadır.
Mesleki gözlemlerimizden edindiğimiz tecrübe neticesinde özel sektörde sıkça karşılaştığımız sorunlardan bir kaçı şöyledir :
Yukarıda vermiş olduğumuz birkaç örneğe daha fazla eklemeler yapmak mümkün olup bir belgenin firma dışına izinsiz çıkarılmasındaki yöntemin çeşitliliği, belgeyi dışarıya çıkarmak isteyen kişinin hayal gücüyle sınırlıdır.
Gerek kamu gerekse özel sektör kurumlarında belgeler bir çok yöntemle yetkisiz kişilerce çeşitli amaçlar için kullanılmaktadır.
Yes Bilişim, PaperCut Mf yazılımı ile size belge güvenliği sürecinin belirli bir kısmına müdahalede bulunma imkanı sağlıyor.
Biz kurumunuzdaki yazıcı ve fotokopi makinalarından alınan her kopyanın, yazdırılan her dokümanın veya scan edilen (taratılan) her evrakın loglarını tutuyor ve hangi personelinizin belge kopyası aldığını, yazdırdığını veya scanner vasıtası ile tarattığını tespit ediyoruz. Gerek duyulması halinde her belgenin üzerine kim tarafından yazdırıldığını not edebiliyor veya dijital imza kaydınının şerh düşülmesini sağlayabiliyoruz.
Kurumunuzda yazdırılan her belgenin kim tarafından, ne zaman yazdırıldığını, kopyalandığını ve yazdırdığı belgenin içeriğini de görme imkanı tanıyoruz. (Sadece log kaydı değil belge gösterimi)
Yes Bilişim belge güvenliği konusunda yapacağınız çalışmaları bir adım ileri taşımak ve her kurum için çok önemli olan belge, doküman güvenliği çalışmasında kapıyı daha sıkı kapamanızı sağlamak için sizin yanınızda yer alıyor.
PaperCut Mf ile yapabilecekleriniz elbette bununla sınırlı değildir. Yüzlerce ek fonksiyonu ile uzun zamandır üzerinde çalışılmakta olan PaperCut programının diğer özelliklerini de tanımak tasarruf ve kontrol sistemleri üzerindeki başarılarını deneyimlemek için bizimle irtibata geçin.
Yes Bilişim A.Ş.
