Flash Bellek, SD Kartlar, daha yüksek kapasite ve hafızalı çok amaçlı donanımlar (Cep telefonu vb.) DVD, CD gibi ortamların çoğalmasıyla, Blue Ray gibi teknolojilerin gelişip depolama kapasitelerinin artmasıyla, teknolojik ürünlerin fiyatlarının düşerek son kullanıcının rahat erişebilmesi sağlanınca bilginin de sanal ortamda saklanması daha fazla kullanılır oldu. Veri depolama sistemlerinin yanına bir de tarayıcıları, taranan dokümanları akıllıca inceleyerek indeksleyen ve en az alana depolamayı sağlayan yazılımları da eklediğinizde farklı bir boyuta geçtik. Bunların yanına iletişim olanaklarının artışı ile hemen hemen her bilgiye taşınabilir cihazlardan erişimi de getirdiğinizde tablo tamamlandı.

Eskiden ansiklopedi sahibi olmak fasikül fasikül biriktirmek, daha sonra ciltletmek demekti. Çünkü bu şekilde ekonomik olmaktaydı. Bir defada tüm ansiklopedi setini almak kolay değildi. Günümüzde hala basılı ansiklopediler var ancak pek çok kişi bunların elektronik versiyonlarını satın alıp, kullanıyor. Hatta elektronik versiyonu almaktansa internet’ten araştırma yapıyorlar. Okullarda verilen ödevler internet araştırma çalışmalarına döndü.

Burada unutulan bir şey var. Hiç bir zaman bu tür bir ortamı yanınıza alıp, seyahat ederken inceleme yapma, okuma şansınız yok. Şimdi, aklınıza hemen, taşınabilir bilgisayarlar ya da sadece elektronik kitap veya dergi okuma amaçlı çıkarılan mobil tabletler gelecek. Yine de basılı kitabın yerini tutması çok zor. Basılı ansiklopedilerde yeni bilgiler ekleneceği zaman, ek fasikül ile bu işi çözebiliyorsunuz. Çoklu ortamda ise yeni versiyonu satın almak zorundasınız. İnternet ortamı ile kıyaslamıyorum çünkü daha bu kadar pratik hale gelmedi özellikle ülkemizde.

“Paperless Office” Kâğıtsız Ofis sistemine gelirsek; hem artıları hem eksileri var.

Artıları: Doğa kirliliğini azaltması, ormanların korunması. Mürekkep kullanılmaması. Gereksiz yere kâğıt israfını önlemesi.

Eksileri: Pek çok kullanıcı tarafından gerekli önemin verilmemesidir. Örneğin gönderilen bir elektronik postanın alıcısı tarafından okunmak üzere günlerce bekletilmesidir. Aslında şu anda iş akış sistemleri yardımıyla bunların bir nebze önüne geçilmeye çalışılsa da masanızın üzerinde bulacağınız bir mektup, not veya rapor kadar etkili değil. Bu tür bir bilgiyi atın çantanıza, nerede isterseniz çıkarıp okuyun, üstüne notlar alın. Şimdi burada da hemen; ama telekomünikasyon altyapısının gelişmesi ile birlikte bu tür bilgiye de uzaktan erişildiğini söyleyecekler çıkacaktır. Sorun bakalım, kaç tanesi uyguluyor söylediklerini. Arşiv çalışması için ise elektronik ortamlar doğru seçim. İyi bir altyapı ile gerçekten zaman, para ve yer tasarrufu yapılması olası.

Kâğıtsız çalışma güzel bir kavram ancak uygulamaya geçmeden önce dikkatlice planlama yapılması şart. Bu bütün bilgi işlem yatırımları için geçerli. Bütün sektörlerde bir yatırım yapmadan önce fizibilite çalışması yapılır, fayda maliyet ilişkisi gözden geçirilir. Bu konuda gerekirse bir danışmanlık firması ile fikir alışverişinde bulunun. Böyle bir şirkete ödeyeceğiniz bedel, yapacağınız yatırımın daha ekonomik veya daha uygun olması ile kendisini amorti edecektir.

Sonuçta bilgi paylaşıldıkça çoğalır ve kıymeti artar.